展示会の出展準備で、「ポスターはどのサイズで作ればよい？」「印刷用の画像は何を用意する？」「入稿前に何を確認すればよい？」と迷っていませんか。
印刷物の準備は、用途・設置場所・サイズ・数量・納品希望日を整理することから始めると、スムーズに進められます。
この記事では、初めて展示会の印刷物を手配する担当者に向けて、必要な印刷物の整理から原稿作成、入稿、納品後の確認までを分かりやすく解説します。
制作する印刷物の仕様を確認したい方は、各商品ページもご覧ください。
展示会出展準備では必要な印刷物を一覧にする
掲示用・説明用など用途別に整理する
最初に、ブースでどのような情報を伝えたいかを書き出します。印刷物の種類から選ぶ前に、役割を整理すると、必要なものを判断しやすくなります。
- ブースの内容を知らせる：社名やサービス内容、新商品の写真などを掲示する
- 商品を説明する：特長や使い方、利用場面などを紹介する
- 来場者を案内する：受付や実演、撮影スペースなどの場所を知らせる
例えば、壁面に商品写真を掲示する場合と、入口付近に人物やキャラクターの等身大パネルを置く場合では、必要なサイズや設置方法が異なります。同じ内容を複数の場所に掲示する場合も、それぞれの役割を確認しましょう。
制作担当者と原稿の確定日を決める
印刷物ごとに「掲載内容を用意する人」「データを作る人」「最終確認をする人」を決めます。担当者が同じ場合でも、確認する順番を明確にしておくと修正漏れを防ぎやすくなります。
一覧には、次の項目をまとめておきましょう。
- 印刷物の名前と用途
- 設置場所
- 仕上がりサイズと数量
- 必要な加工や付属品
- 制作担当者と確認者
- 原稿確定日・入稿予定日・納品希望日
印刷サイズと加工方法は設置場所から決める
掲示面の寸法と取り付け方法を確認する
印刷サイズは、設置場所の寸法を確認してから決めます。壁面に掲示する場合は、使える幅と高さに加え、周囲の装飾や展示商品との位置関係も確認してください。
フレームに入れるポスターは、フレームが対応する用紙サイズと、実際に見える範囲を確認します。端に置いた文字やロゴが枠に隠れないよう、デザイン時に余裕を持たせましょう。
タペストリーは、吊り下げる場所や固定方法に合わせて加工を検討します。会場によって使用できる固定方法が異なるため、主催者の出展マニュアルも確認してください。
印刷物だけで設置できるか確認する
印刷物の注文と、設置に必要な部材の手配は分けて確認します。ポスターにはフレームや固定用品、タペストリーには取り付け用の部材などが必要になる場合があります。
等身大パネルを自立させる場合は、スタンドの仕様や付属の有無を確認しましょう。本体の幅だけでなく、背面のスタンドが広がる範囲も含めて設置スペースを考えます。
- 印刷物の仕上がりサイズは、設置場所に収まるか
- フレームやスタンドなど、必要な部材はそろっているか
- 希望する加工が、注文内容に含まれているか
- 設置したときに入口や移動スペースをふさがないか
設置場所が決まったら、商品ページで対応サイズや素材、加工の選択肢を確認しましょう。
原稿・写真・ロゴをそろえて制作を進める
掲載内容と表記を社内で確認する
デザインを進める前に、社名・商品名・説明文・問い合わせ先などの原稿をそろえます。後から文章が大幅に変わると、レイアウトの調整が必要になるためです。
特に、商品の性能や価格、キャンペーン情報などは、掲載してよい内容か担当部署に確認してください。複数の印刷物を作る場合は、商品名や表記を統一しましょう。
修正した原稿が混在しないように、最終確認用のファイルを一つ決めておくことも大切です。ファイル名に版番号や確認日を入れると、古い原稿との取り違えを防ぎやすくなります。
画像は印刷する大きさに合わせて品質を確認する
パソコンの画面で鮮明に見える写真でも、大きく印刷すると粗さが目立つことがあります。Webサイトから保存した小さな画像やスクリーンショットではなく、可能な限り元の画像データを用意しましょう。
画像の適切な解像度は、印刷サイズや見る距離、商品ごとの入稿条件によって異なります。小さな画像の解像度設定だけを変更しても、元の細部が復元されるわけではありません。
人物の等身大パネルを作る場合は、髪や手足など、仕上がりに必要な部分が写真から切れていないかも確認します。輪郭に沿ったカットを希望する際は、カット用データの作り方や対応条件を確認してください。
ロゴは、使用可能な正式データを用意します。印刷に使ってよい色や余白のルールがある場合は、制作担当者にも共有しましょう。
入稿前にサイズ・塗り足し・文字を確認する
注文商品のテンプレートと入稿条件に合わせる
入稿データを作るときは、注文する商品のテンプレートや入稿案内を確認します。対応するファイル形式や、データを作成する縮尺、必要な加工用データなどは商品によって異なります。
塗り足しとは、断裁位置のわずかなずれで白い縁が出ないように、背景の色や写真を仕上がり線の外側まで延ばす部分です。必要な幅は、注文商品の指定に合わせてください。
また、文字やロゴなどの大切な情報は、仕上がり線の近くに置きすぎないようにします。タペストリーの加工部分やパネルのカット位置など、商品ごとの注意点も確認しましょう。
文字切れ・画像抜け・リンク先を確認する
入稿前には、制作中の画面だけでなく、実際に送るファイルを開いて確認します。書き出した際に文字や画像の表示が変わっていないかを見直しましょう。
- 注文サイズとデータの仕上がりサイズが一致している
- 縦向き・横向きと数量が注文内容に合っている
- 指定された塗り足しや加工用の余白を設けている
- 文字やロゴが切れていない
- 画像のリンク切れや抜けがない
- フォントの処理や画像の埋め込みなどが入稿条件に合っている
- カラーモードなどの設定が指定に合っている
- 確認用のガイドや不要なオブジェクトが印刷内容に残っていない
QRコードを載せる場合は、仕上がり時の大きさを想定して読み取りを確認し、正しいページに移動するかを確かめます。複数の印刷物に使う場合は、それぞれのデータで確認してください。
画面の色と印刷物の色は、表示機器や素材などによって見え方が異なります。色の再現が特に重要な場合は、注文前に色確認の方法や対応可否を相談しましょう。
納品希望日から制作と確認の時間を逆算する
修正や再入稿の時間も予定に含める
印刷物の準備では、印刷にかかる時間だけでなく、原稿作成・社内確認・データ修正・入稿確認の時間も必要です。
例えば、「原稿をそろえる」「デザインを作る」「社内で確認する」「修正する」「入稿する」という順番で、それぞれの担当者と期限を決めておきましょう。
データに不備があった場合は、修正や再入稿が必要になることがあります。製作開始の条件や納期の数え方は注文先の案内で確認し、入稿した日だけで納品日を判断しないようにしてください。
会場搬入前に受け取って確認する日を設ける
納品希望日は、展示会の開催日ではなく、搬入日や設営日から逆算して決めます。可能であれば、会場へ運ぶ前に開梱して内容を確認する時間を設けましょう。
- 原稿とデザインを確定する日
- 入稿する日と、修正が必要な場合の対応予定
- 印刷物を受け取る日
- 検品と設置確認を行う日
- 会場に発送する日、または持参する日
会場への直送を希望する場合は、受け取り可能な日時、送り状に必要な情報、荷物を受け取る担当者を事前に確認します。配送先と受取条件は、注文前に整理しておきましょう。
届いた印刷物を確認して搬入に備える
印刷内容・サイズ・数量を確認する
印刷物が届いたら、注文内容と照らし合わせて確認します。複数種類を作った場合は、デザインごとの数量も確認してください。
- 社名・商品名・説明文が確定した原稿と一致している
- 仕上がりサイズと数量が注文内容に合っている
- 注文した加工や付属品がそろっている
- 目立つ傷・折れ・汚れなどがない
- QRコードが実際の印刷物でも読み取れる
ポスターをフレームに入れる場合や、等身大パネルを組み立てる場合は、会場に持ち込む前に一度確認しておくと安心です。気になる点があれば、状態が分かる写真と注文情報を用意して注文先に連絡しましょう。
折れや傷を防ぐ梱包と持ち運び方を考える
検品後は、素材や加工に合った方法で保管・梱包します。ポスターは折れや巻き癖、パネルは角のつぶれや表面の傷に注意してください。
タペストリーは素材によって折りたたみへの適性が異なるため、商品の取り扱い案内に沿って収納します。納品時の梱包材を再利用できる場合は、会場への運搬や撤去後の持ち帰り用に保管しておきましょう。
梱包した箱やケースには、印刷物の名前・数量・設置場所を記載すると、会場で必要なものを探しやすくなります。
展示会の印刷物は、用途と設置場所を決めてから、サイズ・加工・原稿・入稿条件を順番に確認することが大切です。制作前に必要な情報を整理しておくと、修正や手配漏れを減らしやすくなります。
大判ポスター・タペストリー・等身大パネルなど、作りたい印刷物が決まったら、各商品ページで仕様や注文条件をご確認ください。
